La facturación es uno de los asuntos más enrevesados para cualquier pyme, que habitualmente cuenta con pocos recursos para llevar a cabo esta tarea sin sobresaltos excesivos. La facturación anual y facturar el IVA para no tener sorpresas depende en gran medida de que seas capaz de controlar tus facturas mes a mes y lleves un control estricto sobre este tema.
Los asuntos de facturación precisan de tiempo, constancia y sobre todo, tener ciertos conocimientos sobre contabilidad, además de gran capacidad de organización para encontrar todas las facturas con facilidad y rapidez. Por fortuna, el avance de la tecnología ha permitido el desarrollo de programas de facturación, que incluyen numerosas ventajas y funcionalidades.
Los programas de facturación son software informáticos que emiten facturas y gestionan toda la facturación de una organización al completo. Estos programas cuentan con plantillas de facturas que se rellenan de manera manual o automática, y todas las facturas emitidas se guardan en el programa para gestionar desde ahí toda la facturación.
Con estos programas no solo se emiten facturas sino que se facilita el proceso comercial con la creación de presupuestos, albaranes y recordatorios.
¿Se pueden hacer facturas con los paquetes de programas de ofimática?
Muchas empresas optan por el paquete Office y sus similares de acceso libre para realizar facturas. Sin embargo, cuando la facturación va creciendo, y no es necesario ser una gran empresa para que esto suceda surge la pregunta, ¿es mejor optar por Word y Excel o acudir a un programa específico de facturación?
Aparecen entonces algunas ventajas de los programas de facturación que hace que muchos usuarios se decanten por esta última opción.
Los aspectos positivos de los programas de facturación
Dejando a un lado la imagen que se proyecta frente a los clientes, que es muy importante, con estos programas se cumplen de manera estricta los requisitos formales estipulados por la ley. Las versiones más avanzadas de los programas de ofimática incorporan modelos de factura, pero no están especializados en esa tarea, de modo que no pueden garantizar que cumplan con todos los requisitos legales.
Una segunda razón que impulsa a muchas empresas y autónomos a interesarse por estos programas es que con ellos se cometen menor errores, pues los software de facturación automatizan todo el proceso; asignación automática del número de factura, datos de cliente y productos, IVA, descuentos y resto de impuestos, etc.
Por otra parte, las facturas se pueden personalizar, de modo que estos programas no solo ofrecen modelos de facturas estándar, más o menos serios, sino que además permiten que la empresa personalice, corporativice su marca a través de factura. De este modo se pueden elegir distintos diseños de factura, cargar el logo, adaptar las plantillas a los colores corporativos, quitar o añadir elementos en la plantilla, etc.
Como vemos, todas estas ventajas se traducen en un ahorro de tiempo. A diferencia de lo que ocurre en los programas ofimáticos, donde todo el proceso es manual, con estos programas de facturación las tareas están automatizadas, así se gana tiempo, que se puede dedicar a tareas más productivas.
Finalmente, un aspecto muy destacado es que la facturación es una tarea que exige orden y gestión. No basta únicamente con crearlas y olvidarse de ellas. Las facturas exigen un seguimiento de pago, bueno más bien la supervivencia de la empresa, pero es que no es suficiente con eso, sino que se deben conservar, es obligatorio por ley durante cuatro años.
Con Word, Excel y programas similares, toda esta tarea puede parecer más cómoda, porque son programas a los que estamos muy habituados, pero tienen sus defectos, no resultan tan útiles. Si el negocio es serio, conviene no ser negligentes ni ingenuos.
Un programa de facturación consigue que las facturas se guarden automáticamente, son fáciles de localizar, asegura un buen seguimiento del pago de las mismas y con él se pueden hacer facturas sobre la marcha, ahorrando tiempo, ganando en productividad y minimizando pérdidas.
Las pequeñas y medianas empresas, que siempre suelen tener muy limitado el tiempo, no disponen de la cantidad de recursos humanos y materiales con las que sí cuentan las grandes compañías, razón más que suficiente para considerar los aspectos positivos de los programas de facturación.
